Zasady przyjmowania, sposoby rozpatrywania oraz kolejność załatwiania spraw

1. ZASADY PRZYJMOWANIA PODAŃ

Zasadniczym aktem prawnym, regulującym sposób załatwiania spraw przez organy administracji publicznej jest ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 z późn. zm.).

Osoba zainteresowana może wnieść podanie (żądanie, wyjaśnienie, odwołanie, zażalenie) pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Postępowanie administracyjne może się również rozpocząć z urzędu.

Urzędnik ma obowiązek poinformować w sposób szczegółowy o wszystkich okolicznościach, które mogą wpłynąć na ustalenie praw i obowiązków. W przypadku pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości, osoba zainteresowana powinna zwrócić się o wyjaśnienia do urzędnika, zajmującego się zagadnieniami, których te wątpliwości dotyczą. Jest on zobowiązany takich wyjaśnień udzielić. Jeżeli zapytany urzędnik nie zajmuje się daną problematyką, powinien on ustalić i wskazać osobę kompetentną do udzielenia niezbędnych wyjaśnień i wskazówek. Działania urzędnika powinny być tak ukierunkowane aby zainteresowana osoba nie poniosła szkody wynikającej z nieznajomości

2. KOLEJNOŚĆ ORAZ TERMINY ZAŁATWIANIA SPRAW

Sprawy są rozpatrywane według daty wpływu podania, wniosku.

Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie.

Warunkiem niezwłocznego załatwienia sprawy jest przedstawienie przez osobę zainteresowaną odpowiednich, wymaganych przepisami prawa dokumentów.

Jeżeli konieczne jest wyjaśnianie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących sprawy, organ powinien te okoliczności wyjaśnić oraz rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca od dnia złożenia wniosku wraz z dokumentami.

Jeżeli sprawa jest wyjątkowo skomplikowana, wówczas organ ma dwa miesiące na jej rozpatrzenie. Na nieterminowe załatwienie sprawy strona może wnieść zażalenie do organu wyższego stopnia.

Niekiedy terminy, o których mowa powyżej, mogą zostać przekroczone. Przedłużenie terminów może nastąpić w szczególności wówczas, gdy opóźnienie wynika z winy samego zainteresowanego (np. jeżeli nie dostarczył on dokumentów, do których dostarczenia był zobowiązany) albo z przyczyn niezależnych od organu. Organ powinien o spodziewanym przekroczeniu terminu powiadomić zainteresowanego, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.